Die Unternehmensgruppe Mücke bietet den Angestellten über die eigene App verschiedene digitale Tools an. Mehr Flexibilität im Arbeitsalltag ist das Ziel dieses digitalen Helfers.

Dienstpläne am schwarzen Brett, schriftli che Urlaubsanträge, Schulungsmaterial in dicken Papierstapeln – all das ist beim Textil- und Schuheinzelhändler Mücke längst Geschichte. Bei der Unternehmensgruppe können die Angestellten mittlerweile viele Geschäfts- und Administrationsprozesse komplett digital absolvieren – und das deutlich schneller als in der bisher eher analogen Form.

Die verschiedenen Werkzeuge bündelt das Unternehmen im Mitarbeiterbereich der Mücke- App, die nun eine Art Schweizer Taschenmesser für unternehmensinterne Prozesse ist. „Spätestens seit Corona wünschen sich die Menschen mehr Flexibilität von ihrem Arbeitgeber“, sagt Viola Mierisch aus der Personalabteilung von Mücke. „Die digitalen Tools helfen uns, den Mitarbeitenden Stück für Stück entgegenzukommen und dabei die Produktivität aufrecht zu erhalten. Wir stellen alle Tools digital zur Verfügung und erreichen damit hohe Zufriedenheitswerte.“ Die Tools gliedern sich in fünf Bereiche:

1. MyWork

Im Bereich MyWork ist alles zu den Themen Arbeitszeiterfassung, Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung zusammengefasst. „Die Mitarbeitenden können darüber mitentscheiden, wann sie arbeiten wollen und können”, sagt Viola Mierisch: „So können wir die zeitlichen Präferenzen aller stärker mit den Zielen des Unternehmens in Einklang bringen.“ Über die Plattform tragen die Angestellten ihre präferierten Arbeitszeiten ein und geben dort auch Urlaubsanträge oder kurzfristige Freizeitanträge ab, falls sich spontan ein wichtiger Termin ergeben hat. Das System erstellt automatisch einen Personaleinsatzplan, der die Wünsche in den Teams berücksichtigt. Über eine digitale Tauschbörse soll bald auch der Tausch von Arbeitszeiten möglich werden.
Das System löst noch ein weiteres Problem, das in vielen Unternehmen immer wieder Streitigkeiten in der Belegschaft verursacht. Die Zahl der Früh- und Spätschichten wird automatisch erfasst und gerecht verteilt.

2. MyJob

Die Plattform MyJob begleitet Arbeitgeber und Angestellte von der Bewerbung bis ins Beschäftigungsverhältnis. Alle können dort auf ihre eigene digitale Personalakte zugreifen. Darin finden sie Bewerbungsunterlagen, Arbeits- verträge, Korrespondenzen mit der Personal- abteilung, Beurteilungen, dokumentierte Personal- gespräche, alle Lohnabrechnungen – alles jederzeit mit wenigen Klicks abrufbar, ohne Mails oder Telefonate mit der Personalabteilung. Führungskräfte können über die Plattform Genehmigungen zur Einstellung vornehmen. Nach erfolgreicher Vertragserstellung durch die Personalabteilung werden künftige Angestellte zum digitalen Onboarding eingeladen.

Über das Bewerbermanagementsystem im MyJob-Bereich haben berechtigte Personen Zugriff auf alle relevanten Bewerbungen. „Außerdem können wir darüber verschiedene Kennzahlen auswerten“, erklärt Mierisch. „Dauern unsere Rückmeldungen an die Bewerber zu lang? Laufen die Stellenanzeigen auf den Jobplattformen so, wie wir uns das vorstellen? Das ist eine gute Möglichkeit, um Potenziale zu erkennen und Maßnahmen einzuleiten.“

3. MyLearnings

Mückes digitale Lernplattform „MyLearnings“ ist in drei Kategorien unterteilt. Unter „Mückes Arbeitsabläufe“ sind grundlegende Informationen und Schulungen zur Sicherheit am Arbeitsplatz gebündelt: Wie gehe ich mit Schnittverletzungen um? Wie sind die Brandschutzvorschriften? Wie gehe ich richtig mit Hand- und Desinfektionsmitteln um? Damit werden nicht zuletzt betriebliche und gesetzliche Pflichten erfüllt.

Das Wikipedia von Mücke ist bei den Azubis sehr beliebt. Die „Erfolgsakademie“ beinhaltet Pflichtschulungen zur Warenkunde, zu Kundengesprächen oder dem betrieblichen Gesundheitsmanagement. Alle sehen hier, welche Schulungen sie bis wann abschließen sollen. Wird eine Frist mal nicht ein- gehalten, warnt ein Ampelsystem mit gelben und roten Hinweisen.
„Die Corona-Pandemie hat zu mehr digitalen Angeboten geführt, neben einer neuen Meeting-Kultur mussten wir auch unser Schulungskonzept digital aufstellen“, erzählt Viola Mierisch. Also erstellte das Unternehmen Videoschulungen. Zu guter Letzt sind unter dem Schlagwort „Mückepedia“ weitere Produkt- und Schulungsvideos, aber auch Informationen zu Trends und Herstellern zu finden. „Das Wikipedia von Mücke ist gerade bei unseren Azubis sehr beliebt.“

4. MyNews

MyNews ist der zentrale Kommunikationskanal für das ganze Unternehmen. In monatlichen Newslettern geben die Geschäftsführer Updates zur aktuellen Lage bei Mücke. Daneben gibt es verschiedene wiederkehrende Rubriken, die dabei helfen, das Team von Mücke über die verschiedenen Standorte hinweg zu vernetzen.
Wer hat neu im Unternehmen angefangen oder feiert Jubiläum? Welche Spendenaktionen organisieren einzelne Filialen gerade? Gibt es spannende Events, die bald anstehen?
Es ist ein bisschen wie ein Social-Media-Feed für das eigene Unternehmen. „Die Herausforderung bei unseren vielen Standorten ist es, alle Mitarbeitenden mitzunehmen“, sagt Mierisch: „Mit einer Klickrate von rund 80 Prozent ist unser Newsletter momentan der beste Kanal, um alle zu erreichen.“

5. MyBenefits

Mit dem Klischee-Obstkorb und dem kostenlosen Wasser beeindruckt man potenzielle Bewerber wohl kaum noch. „Auch wir spüren den Fachkräftemangel und wissen, dass der Höhepunkt noch nicht erreicht ist“, warnt Mierisch. Im Bereich MyBenefits sind alle nötigen Informationen zu dem breiten Spektrum an Vergünstigungen und Vorteilen gebündelt. Für den einen ist das Thema gesunde Ernährung wichtig, der andere möchte sich um die Altersvorsorge kümmern, wieder andere finden den Personalrabatt gut oder suchen ein neues Auto mit vergünstigtem Leasingangebot. Alle Informationen sind jederzeit über die Plattform abrufbar. „Am beliebtesten sind sicher der Personalrabatt und – zum Glück auch wieder möglich – das Sommerfest“, verrät Viola Mierisch.

Text: Pascal Mühle